如何做好档案管理工作/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-07-06 20:32:37   浏览:8064   来源:法律资料网
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如何做好档案管理工作

张智涛


摘要:档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果,对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。

关键词: 档案管理;企业管理


  档案管理工作做好了,一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式,决定着企业的商业版图和未来发展,对于实现该企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
  档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。
  档案管理工作的重要性进一步淡化,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围,整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍,在整个企业发展进程中有边缘化危险。
  随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20 世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础,档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响,为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
  缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后,给档案工作带来消极后果,主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识,财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到先进作用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑,还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快,新档案人员不断进入,档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。此外,在立卷时间上,有时会累积起来一次立卷,既不符合事毕立卷要求,又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在,在行政上无法对各大部进行管理,在进行这项工作时,须向主管领导汇报,但主管领导一般都是兼任,本身的各项工作时间都较紧张,档案人员要想向领导说明一项工作较为困难,各项工作开展起来也较为困难,现在某些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。
  企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动,一次考试在进行,整个过程加班加点,在短时间内取得了一定的效果,但达标以后,就出现后力不足,没有长期性和连续性,再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够,对档案在企业中的重要作用的认识不足,甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方,档案室在某些人眼中成了废纸仓库,造成了档案工作有领导、无计划;在任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
  在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文采用例证分析的方法,对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现:与传统档案管理工作模式相比,电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析,得出如下结论:科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。




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国务院关于修改《中华人民共和国著作权法实施条例》的决定

国务院


中华人民共和国国务院令
第633号

《国务院关于修改〈中华人民共和国著作权法实施条例〉的决定》已经2013年1月16日国务院第231次常务会议通过,现予公布,自2013年3月1日起施行。
总理 温家宝
2013年1月30日


国务院关于修改《中华人民共和国著作权法实施条例》的决定

国务院决定对《中华人民共和国著作权法实施条例》作如下修改:
将第三十六条修改为:“有著作权法第四十八条所列侵权行为,同时损害社会公共利益,非法经营额5万元以上的,著作权行政管理部门可处非法经营额1倍以上5倍以下的罚款;没有非法经营额或者非法经营额5万元以下的,著作权行政管理部门根据情节轻重,可处25万元以下的罚款。”
本决定自2013年3月1日起施行。
《中华人民共和国著作权法实施条例》根据本决定作相应修改,重新公布。

中华人民共和国政府和南斯拉夫社会主义联邦共和国议会联邦执行委员会一九八九、一九九0年教育文化合作执行计划

中国政府 南斯拉夫议会联邦执行委员会


中华人民共和国政府和南斯拉夫社会主义联邦共和国议会联邦执行委员会一九八九、一九九0年教育文化合作执行计划


(签订日期1989年2月24日)
  中华人民共和国政府和南斯拉夫社会主义联邦共和国议会联邦执行委员会,本着发展两国之间的友好关系和加强两国教育和文化合作的愿望,根据一九五七年六月七日中华人民共和国政府和南斯拉夫人民联邦共和国政府签订的文化合作协定,就一九八九、一九九0年教育和文化合作执行计划达成如下协议:

               一、教育

  第一条 在本计划执行期间,双方每年相互提供十五个奖学金名额,通过有关机构派遣大学生、研究生或进修人员。
  在本计划执行期间,双方根据需要可以商定将奖学金名额增加到十九个。
  此外,在萨格勒布和上海两市的直接合作中,交换一至二名学习塞尔维亚—克罗地亚文或中文的奖学金名额。此项具体事宜由两市商定、执行。

  第二条 在本计划执行期间,中方继续派遣两名汉语教师在贝尔格莱德大学语言学院任教、一名汉语教师在萨格勒布大学哲学院任教。
  从一九八九年至一九九0年止,中方将再派一名有大学教授职称的专家到贝尔格莱德大学语言学院讲授中国语言和文学课程。
  南方继续派遣一名塞尔维亚—克罗地亚语教师到北京外国语学院任教。

  第三条 根据中方需要,南方增派一名阿尔巴尼亚语教师到北京外国语学院任教。有关具体聘请条件,双方将通过外交途径另行商定。

  第四条 双方将通过有关机构邀请专家参加在对方国家举办的国际大学会议。

  第五条 南斯拉夫国际斯拉夫语学术讨论会的组织者将邀请中国的南斯拉夫语言学家参加下列学术讨论会:
  ——南斯拉夫外国斯拉夫语言学家学术讨论会(每年一人);
  ——萨格勒布斯拉夫语言学家学术讨论会(每年一人);
  ——斯洛文尼亚语言、文学和文化学术讨论会(每年一人);
  ——马其顿语言、文学和文化学术讨论会(每年二人,其中江西省一人)。

  第六条 为发展两国大学间的合作,双方将支持在有关大学之间建立直接合作关系并促进业已在下列大学之间建立的合作关系:
  ——萨格勒布大学和上海华东师范大学;
  ——卢布尔雅那“爱德华·卡德尔”大学和上海复旦大学;
  ——斯科普里“吉里尔—梅托迪”大学和天津南开大学;
  ——萨拉热窝大学和天津南开大学。
  ——马里博尔大学和南宁广西大学。

  第七条 在本计划执行期间,双方将互派由三名教育专家组成的代表团到对方国家进行考察访问,为期二周。

               二、科学

  第八条 双方支持中国科学院、中国社会科学院和南斯拉夫社会主义联邦共和国科学艺术院委员会在一九七八年九月十八日签订的上述组织合作协定的基础上进一步发展合作关系。

              三、文化艺术

  第九条 双方将通过有关机构鼓励相互参加在对方国家举办的国际文化盛会,并组织艺术家和艺术团体的互访,互相举办艺术展览和其他活动,以达到互相了解对方国家文化艺术领域所取得成绩之目的。
  一九八九年:

  第十条 应组织者邀请,由四十五人组成的北京京剧团将参加贝尔格莱德国际戏剧节,并到塞尔维亚和斯洛文尼亚社会主义共和国进行访问演出,为期十五天。

  第十一条 应组织者邀请,中方将考虑派一木偶剧团参加在萨格勒布举行的世界木偶艺术节的可能性。

  第十二条 中方派出五人新闻出版代表团访南二周。

  第十三条 中方派出二至三名版权专家访南考察十至十五天。

  第十四条 中方派出三人摄影家代表团赴南访问二周,并随团举办摄影展(一百幅作品)。

  第十五条 南方将考虑在南举办“刺绣与挂毯”展览的可能性,为期三周,随展人员二名。

  第十六条 在北京举办贝尔格莱德艺术大学优秀学生版画作品展,而在贝尔格莱德举办中国优秀学生版画作品展。

  第十七条 中方将应诺维萨特“布朗科·巴依奇”摄影电影俱乐部邀请寄送中国艺术家的作品参加国际“金眼睛”摄影展。

  第十八条 中方将应组织者邀请寄送影片参加克拉涅国际体育旅游电影节。

  第十九条 南方将通过卢布尔雅那影院在斯洛文尼亚社会主义共和国举办中国电影周。中方派四人组成的电影家代表团参加电影周活动并访南二周。

  第二十条 应中方邀请,南斯拉夫二名戏剧家访华二周。

  第二十一条 南方将通过有关机构派一名美院教授、雕塑家赴华讲学,为期二周。

  第二十二条 “萨格勒布独奏家”室内乐团在华进行为期十五天的访演。
  一九九0年:

  第二十三条 中国少儿音乐舞蹈艺术团将应组织者邀请参加什贝尼克南斯拉夫儿童艺术节,为期十四天。

  第二十四条 南方派“七个年轻人”轻音乐团访华二周。

  第二十五条 南方将通过卢布尔雅那人民美术馆在华举办斯洛文尼亚风光画展览。

  第二十六条 中方将考虑在萨格勒布市画廊举办中国稚拙艺术画展的可能性。

  第二十七条 在北京放映贝尔格莱德戏剧学院优秀学生的影片。

  第二十八条 南斯拉夫出版书商业务共同体派五人新闻出版代表团访华二周。

  第二十九条 南斯拉夫版权局派二至三名版权专家访华讲学十至十五天。

  第三十条 南方将通过有关机构派三名摄影家访问中国,为期二周。

  第三十一条 中方将考虑在华举办南斯拉夫电影周的可能性。届时,南方四人电影家代表团将参加上述活动,并进行访问,为期二周。
  在本计划有效期间:

  第三十二条 双方将支持中国作家协会和南斯拉夫作家联合会在上述两个组织之间签订的合作议定书的基础上所开展的直接合作。

  第三十三条 南斯拉夫国际文学活动组织者希望中国文学作家和翻译家参加下列活动:
  ——斯特鲁卡诗歌晚会节(每年二名诗人,其中江西省一名,为期七天);
  ——布莱德国际作家聚会(每年二名文学作家,为期五天);
  ——特托沃国际翻译家聚会(每年一名翻译家,为期七天);
  ——贝尔格莱德翻译家聚会(本计划有效期内二名翻译)。

  第三十四条 斯科普里“马其顿书籍”出版社和南昌“江西人民出版社”继续发展直接合作。

  第三十五条 中国国际图书贸易总公司将应组织者邀请参加在贝尔格莱德举办的国际书展。

  第三十六条 双方支持两国的档案机构在对方的首都举办档案展览。

  第三十七条 双方支持两国的图书馆以及图书馆学研究机构之间建立和进一步发展直接合作关系。南斯拉夫下列图书馆表示愿意与中国相应的图书馆发展直接合作关系:
  ——塞尔维亚人民图书馆和北京国家图书馆;
  ——斯科普里“奥赫里德克利门特”人民大学图书馆和北京国家图书馆,杭州图书馆以及北京图书馆学研究所;
  ——卢布尔雅那人民大学图书馆和中国某图书馆;
  ——诺维萨特“塞尔维亚玛蒂察”图书馆和北京国家图书馆以及北京大学图书馆。

  第三十八条 双方将通过有关机构支持两国博物馆之间为交换图书、学术刊物、文选和目录而进行的直接合作。

  第三十九条 双方将支持卢布尔雅那人民博物馆和北京首都博物馆之间建立直接合作关系。

  第四十条 应组织者邀请,中国一名雕塑家将参加普里莱普创作活动,为期二十天。

  第四十一条 双方将支持两国的艺术团体(音乐家协会、美术家协会、电影工作者协会、摄影家协会、戏剧家协会、舞蹈家协会等)之间建立直接合作关系。

  第四十二条 双方将支持斯科普里美术学院和中国相应学院建立直接合作关系。

  第四十三条 双方将支持贝尔格莱德艺术大学音乐学院和北京音乐学院建立直接合作关系。

  第四十四条 伏依伏丁那诺维萨特儿童和青年美育中心将同相应的中国机构建立直接合作,交换一套儿童绘画作品并举办中国儿童绘画作品展。

  第四十五条 双方将支持南斯拉夫电影资料馆和中国电影资料馆进行直接合作,以便交换电影片并派人员互访。

  第四十六条 双方支持两国电影公司之间的业务交往。

  第四十七条 双方将支持萨格勒布南斯拉夫唱片公司和中国唱片公司上海分公司建立直接合作关系。

  第四十八条 双方将支持斯科普里广播电视台和江西省广播电视局建立直接合作关系。

  第四十九条 卢布尔雅那木偶剧院将继续同北京中国木偶剧团进行直接合作。

  第五十条 双方将通过有关机构支持进一步发展中南友好城市以及中国省际和南斯拉夫的社会主义共和国、自治省间的直接合作。

               四、新闻

  第五十一条 双方支持两国新闻机构——报社、通讯社、广播电台、电视台、记者协会和新闻电影机构商定的合作并支持在新闻领域发展其他形式的合作。

               五、体育

  第五十二条 双方支持中国国家体育运动委员会和南斯拉夫体育联合会的直接合作。这一合作是上述机构根据一九七八年三月五日在北京签订的两国体育合作协定而直接商定的。

               六、通则

  第五十三条 双方在实施本计划中的交流项目时,将遵循下列规定:
  1.派出方有关机构在派遣团组或人员时,至少须在两个月之前向对方通报如下情况:个人简况、外语知识情况、访问日程建议及抵达日期;
  2.接待方有关机构力求在接到上述通知后一个月内作出答复;
  3.派出方有关机构在得到同意接待的通知后,须将确切抵达日期、入境口岸和所乘交通工具提前二十天通知对方有关机构。
  4.留学人员的有关材料派遣方至迟应于当年四月一日前提交给接受方;接受方至迟应于当年七月一日前将安排结果通知派遣方。
  5.大学生、研究生的学习年限根据接受国高校的学制安排;进修人员的专业进修期限一般为一年。
  6.聘请方至迟应于每年二月一日前向派遣方提出聘请教师的具体要求;派遣方根据聘请方的要求遴选教师,并至迟于当年五月一日前将教师的有关材料送交聘请方;聘请方至迟应于当年七月一日前向派遣方确认。

              七、财务条款

  本计划列举的交流项目和活动,将根据下列财务规定执行:

  第五十四条 两国组织和有关机构按下列条件互换个人和代表团访问:
  1.派出方有关机构负担其派出人员的往返国际旅费;
  2.接待方有关机构承担逗留期间的食、宿费用,与逗留日程有关的国内交通费,必要的紧急医疗费。
  逗留期间的费用是指南方提供带早餐的旅馆住宿和根据现行规定发给生活费。

  第五十五条 按下列条件互换艺术团的访问:
  1.派出方有关机构负担艺术团人员的国际旅费及道具、服装和乐器的国际运输费;
  2.接待方有关机构负担艺术团的食、宿、零用金、国内交通费、紧急医疗费和组织演出的费用(包括演出时的饮料费用和安排翻译的费用以及道具、服装和乐器的境内运输费)。

  第五十六条 互换展览的费用规定:
  1.派出方有关机构负担将展品运至对方第一个展出地和从最后一个展出点运回国的国际旅费和保险费;
  2.接待方承担展品在其国内的运输费用,组织展出、宣传广告、印刷目录和海报等费用;
  3.展品破损时,接待方必须向派遣方提供有关受损的全部资料,以便向保险机构索赔;
  4.未经派遣方同意,不得修复破损的展品;
  5.接待方保证展览的必要的保护和安全;
  6.随展人员的费用按本计划的第五十四条规定执行。

  第五十七条 交换奖学金生和进修生按下列条件进行:
  1.派遣方有关机构负担往返国际旅费;
  2.接受方有关机构提供以下费用:
  ——用于生活费的每月奖学金;
  ——学费或进修费及语言补习费;
  ——购买教材的费用;
  ——医疗保健费;
  ——根据学习或进修计划规定的国内旅费。

  第五十八条 交换教师和教员的费用按下列条件执行:
  1.派出方有关机构负担教师抵离工作地点的往返旅费;
  2.对逗留一至六个月的教师,接待方有关机构负担其逗留期间的食、宿、国内旅费和保健费,并按本国的规定每月发给零用费。
  3.对逗留超过一年的教师,接待方有关机构提供:
  ①按各自规定的月工资;
  ②带家具的住房或住宿专用费;
  ③往返工作地点的市内交通费;
  ④医疗保健费。

  第五十九条 凡是根据本计划用以交换出版物、杂志及其他资料的费用,均由寄出方有关机构负担。

              八、最后条款

  第六十条 本计划根据各自规定呈上批准后生效。计划将自签字之日起临时实施。
  有关本计划在南斯拉夫的生效日期,南方将通过外交途径通知中方。
  本计划于一九八九年二月二十四日在贝尔格莱德签订,一式两份,每份用中文和塞尔维亚—克罗地亚文写成。两种文本具有同等效力。

  中华人民共和国政府        南斯拉夫社会主义联邦共和国
                     议会联邦执行委员会
    代   表              代   表
     马叙生              斯达缅诺维奇
    (签字)               (签字)