衡阳市人民政府办公室关于印发《衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定》的通知

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衡阳市人民政府办公室关于印发《衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定》的通知

湖南省衡阳市人民政府办公室


衡政办函〔2008〕63号


衡阳市人民政府办公室关于印发《衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定》的通知

各县市区人民政府,市直机关各单位:
《衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定》已经市人民政府同意,现印发给你们,请认真贯彻执行。
  


二OO八年五月四日


衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定

第一章 总则

第一条 为了加强和规范全市电子文件的归档管理,保障电子档案的安全保管和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《湖南省档案管理条例》、国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(2003年第6号令)等有关法律法规和要求,结合本市实际,制定本规定。
第二条 本规定适用于本市范围内的各级党政机关、人民团体,企事业单位,社会组织及各类经济组织(以下简称各单位)。
第三条 本规定所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成,是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。电子档案是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
第四条 市、县市区档案行政管理部门负责对本行政区域内各单位电子文件的归档与管理工作实行监督、指导和行政执法。
第五条 市、县市区国家综合档案馆要全面建成与电子政务相配套的电子文件中心,其所需经费必须列入同级财政预算,以保证电子档案的真实完整、顺畅运作、安全保管和有效利用。
第六条 电子文件形成单位应建立电子文件归档制度,保障必要投入,改善相应设施条件,指定有关部门或专人负责本单位的电子文件归档工作,将电子文件的形成、运转、收集、整理、归档、保管、利用纳入文书处理程序和相关人员的岗位责任。
第七条 凡有保存价值的电子文件,形成单位均必须按规定要求,同时向本单位档案部门和当地国家档案馆归档,并保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。电子档案应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
第八条 各立档单位保管期限为永久、长期或30年以上的室藏档案,原有电子文件已经丢失或者没有形成电子文件,要制定计划逐步完成数字化处理,按第七条规定归档管理。
第九条 电子文件的处理和保存应当符合国家的安全保密规定,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等情况,采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策,包括网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证和身份识别方法等。
  
第二章 归档范围和方式

第十条 凡是反映立档单位职能活动、具有查考利用价值的电子文件均属归档范围。主要形式有字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及其相关软件、数据及载体等。
第十一条 运用电子计算机进行公文处理、行政管理,特别是实行无纸化办公的单位,要定期将应归档的电子文件制作脱机备份。具有10年以上保存价值的电子文件,应同时制作纸质版本一并归档。非计算机系统产生的重要归档材料,如党组织、行政会议记录等,要转换成电子文件一并存档,以便于微机全文检索。电子文件相应的机读目录、相关软件、其他说明等也要一同归档。
第十二条 电子文件的归档可分两步进行,对实时进行的归档先做逻辑归档,然后定期完成物理归档。归档时,应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
第十三条 逻辑归档,指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
物理归档,指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。
第十四条 电子文件形成单位应配备计算机和统一规定的软件,通过局域网和电子政务网,将办理完毕后的电子文件,即时向单位档案部门和当地国家档案馆逻辑归档。各单位在开展这项工作的初始阶段,归档方式主要是物理归档。
第十五条 电子文件逻辑归档的基本要求是:
(一)档案人员会同计算机系统管理人员要设定查询归档电子文件的权限;
(二)办理完毕的电子文件应由经办人及时注明标识;
(三)电子档案的物理地址存放在指定的服务器上,该服务器必须采用磁盘镜像备份措施。
第十六条 电子文件物理归档的基本要求是:
(一)办理完毕的电子文件应按规定期限进行物理归档;
(二)专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件;
(三)按照立档单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理,转存至耐久性好的载体(最好是一次写光盘);
(四)归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级、保管期限、硬件和软件环境以及是否经过查毒和杀毒处理等;
(五)经办过程中的情况随时记录在相应的文件中。
第十七条 电子文件形成单位应配备计算机和统一规定的软件,通过局域网和电子政务网,将办理完毕后的电子文件,即时向单位档案部门和当地国家档案馆逻辑归档。各单位在开展这项工作的初始阶段,归档方式主要是物理归档。
第十八条 各单位每年要定期对电子文件归档情况进行全面清理,做到及时查漏补缺,以保证电子文件归档的安全、完整。在归档时应做到及时准确、数据完整、内容真实、编目规范、帐实一致、手续清楚。原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门须保留一年以上。
  
第三章 检测与鉴定

第十九条 在进行电子文件归档工作时,应对归档电子文件的基本技术条件进行检测,检测内容包括:硬件环境、软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
第二十条 电子文件的鉴定工作包括:
(一)对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定,按相关规范操作;
(二)确定密级、归档范围和划定保管期限,参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。
第二十一条 为保证电子文件的凭证作用,归档电子文件及其载体必须通过市档案局档案鉴定机构的检测与鉴定,并添加电子水印和物理签章予以确认,对只有电子签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子签章。
第二十二条 电子文件的形成单位,应当采取可靠的安全防护技术措施,保证电子文件的真实性。从电子文件形成开始,不间断地对有关操作处理进行管理登记,保证电子文件的产生、处理过程符合规范要求,具有完整性。建立由网络管理和技术人员负责的电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

第四章 移交与保管

第二十三条 经检测鉴定合格的电子文件,采用耐久性好的载体制作一式多套(本单位档案部门和当地国家档案馆各二套封存保管、查阅使用,县市区属单位同时向市档案馆移交二套),连同《电子文件登记表》等表格一同移交。市、县市区档案馆负责电子文件归档检查和移交验收,凡检验不合格的,由形成部门负责重新制作。
第二十四条 归档电子文件移交前,文件形成单位和接收单位必须认真检测电子文件,并由检测人员填写《归档电子文件移交检验表》一式多份,交接各方各执一份。
第二十五条 检测人员应检验下列项目:
(一)检验载体有无划痕、是否清洁等;
(二)检测是否有病毒;
(三)核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续;
(四)核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;
(五)对特殊格式的电子文件,核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。
第二十六条 电子档案移交的具体方式,凡采用逻辑归档办法并已与综合档案馆实现微机联网的单位,要求将电子档案实时传输进馆;采用物理归档或采用逻辑归档但未与档案馆联网的单位,由档案馆根据实际情况确定时间定期移交。
第二十七条 档案馆(室)应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第二十八条 对馆(室)藏电子档案,磁性载体每两年机读抽检一次,抽检率不低于40%,光盘载体每四年机读抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题及时补救。
第二十九条 磁带、磁盘载体上的电子档案要每四年复制一次,设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应在完整、准确有保障的前提下,同步更新复制或进行电子文件的载体转换工作,同时,原载体保留时间仍需保存四年。
第三十条 电子档案要采用专门的保护设备和保护技术手段,其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防潮、防有害气体的装具中,温度控制在17-20℃;相对湿度控制在35-45%。
  
第五章 利用与销毁

第三十一条 各单位档案部门要加快实现与综合档案馆之间的微机联网,由档案行政管理部门统一文档管理软件,以利电子档案机检目录对接、全文检索,方便查询和使用。
第三十二条 市、县市区档案馆负责电子档案进馆后的统一编目、保管、开发利用。为保证电子档案的安全利用,应注意以下事项:
(一)封存的电子档案不得外借;
(二)利用时使用复制件;
(三)查阅应在许可范围,并遵守保密规定;
(四)联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
第三十三条 经鉴定需要销毁的电子档案,参照国家关于档案鉴定销毁与保密的有关规定执行,在办理审批手续后实施。
  
第六章 附则

第三十四条 本规定未尽事宜,参照国家其他有关电子文件的标准和规定。
第三十五条 本规定由衡阳市档案局负责解释。
第三十六条 本规定自发布之日起执行。


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上海市工商行政管理局关于印发《上海市工商行政管理机关行政复议工作规则》的通知

上海市工商行政管理局


上海市工商行政管理局关于印发《上海市工商行政管理机关行政复议工作规则》的通知

沪工商法〔2000〕53号


各分局、市局机关各处室、协(学)会、直属单位:
《行政复议法》已于一九九九年十月一日起施行。经过一段时间的工作实践与调研,市局制订了《上海市工商行政管理机关行政复议工作规则》,现印发给你们,请遵照执行。

            上海市工商行政管理局
            二OOO年一月二十五日

上海市工商行政管理机关行政复议工作规则

第一条(目的依据)
为了依法开展行政复议工作,确保行政复议的合法、公正、公开、及时、便民,做到有错必纠,依据《中华人民共和国行政复议法》(以下简称行政复议法),结合工作实际,制定本规则。
第二条(行政复议机关与机构)
依照行政复议法规定,履行工商行政管理行政复议职责的市工商行政管理局(以下简称市局)及其区、县分局是行政复议机关(以下简称复议机关)。复议机关负责法制工作的机构(以下简称法制机构)具体办理行政复议事项,履行法定职责。
第三条(书面申请)
书面申请行政复议的,其复议申请书应当载明下列内容:
(一)申请人的基本情况,包括公民的姓名,性别、出生年月、职业、住址;法人或其他组织的名称、住址、法定代表人或者主要负责人的姓名、职务;
(二)被申请人的名称、地址;
(三)具体的复议请求;
(四)申请复议的主要事实、理由和时间。
复议申请书应有申请人的签名或者盖章。
传真和电子邮件不作为书面申请。
第四条(口头申请)
口头申请行政复议的,申请人应到复议机关当场提出,并出具表明主体身份的合法证件;复议机关应当复印申请人提供的合法证件,并由申请人签字确认。
法制机构应当当场记录申请人的基本情况、行政复议请求、申请行政复议的主要事实、理由和时间,并接收申请人提供的有关材料。
口头申请记录经申请人确认后,由申请人签名或盖章。
第五条(复议申请的登记)
复议机关应在收到行政复议申请当日,将申请材料转送法制机构。
法制机构收到复议申请后应及时登记,填写《行政复议申请审查表》,编写案号。
第六条(复议申请的审查)
法制机构复议承办人应在二日内依法审查,提出审查意见。
审查内容包括:是否有明确的申请人和被申请人;是否属于申请复议的范围;申请人是否符合申请人资格条件;是否在法定期限内提出的;是否有具体的复议请求和事实根据;是否属于本行政机关管辖。
法制机构负责人应及时对承办人的审查意见进行审批。
第七条(复议申请的处理)
复议机关收到行政复议申请后,应在五日内依法审查,并按下列方式处理:
(一)申请符合行政复议法及本规则规定的,予以受理,并书面通知申请人;
(二)申请人不符合行政复议法第九条、第十条规定的资格条件的,或者未有明确的被申请人,或者不属于行政复议范围,或者超过法定申请期限提出的,决定不予受理,并书面通知申请人;
(三)复议申请书未载明本规则第三条规定内容之一的,发还申请人补正,并给予申请人十日以内的补正期限;
(四)申请符合行政复议法规定,但是不属于本机关管辖的,注明收到申请日期后发还申请材料,并告知申请人向有关行政机关提出。
除前款(二)、(三)、(四)项规定外,行政复议申请自复议机关法制机构收到之日起即为受理。
各分局作出行政复议申请处理后,应在五日内向市局法制机构备案。
第八条(责令受理和直接受理)
根据《行政复议法》第二十条规定,市局责令分局受理或决定直接受理的,应书面通知申请人、被申请人。
第九条(行政复议申请书发送)
复议机关的法制机构应当自行政复议申请受理之日起七日内,将行政复议申请书副本或者行政复议申请笔录复印件发送被申请人。
第十条(被申请人提交材料义务)
被申请人应当自收到申请书副本或者申请笔录复印件之日起十日内,由法制机构负责组织,由作出具体行政行为的部门承办,提出书面答复,并提交当初作出具体行政行为的证据、依据和其他有关材料。
书面答复包括下列内容:
(一)作出原具体行政行为的事实、证据、理由;
(二)法律依据;
(三)针对复议申请的答辩;
(四)其他需要说明的内容。
提交的材料应当符合《行政复议法》第二十三条第二款的规定。涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及行政机关内部审批文件、举报人的姓名等材料的,应按照档案管理的有关规定,分别正副卷装订成册。
第十一条(关于复议期间具体行政行为停止执行)
依据《行政复议法》第二十一条规定作出停止执行决定的,应书面通知被申请人、执行部门或申请人。
第十二条(复议审理)
行政复议原则上采取书面审查的办法,但是申请人提出要求或者法制机构认为有必要时,可以向有关组织和人员调查情况,听取申请人、被申请人和第三人的意见。复议承办人实施调查,不得少于二人。
审理终结,复议承办人写出复议审结报告并草拟行政复议决定书,经法制机构负责人审核后,报分管局长审批。
复议案件复杂的,法制机构在报分管局长审批前,应征求有关业务部门的意见。
第十三条(对具体行政行为依据的审理)
申请人依据《行政复议法》第七条的规定,在对具体行政行为申请行政复议时,一并对具体行政行为依据的下列规定提出审查申请的,复议机关在三十日内作出处理:
(一)本机关制定的规定;
(二)下级机关制定的规定;
复议机关对前款所列规定的处理,应当由法制机构组织本机关或下级机关有关业务机构提出处理意见,经本机关负责人同意,作出下列处理结论,并告知申请人、被申请人:
(一)认为规定合法的,决定予以维持;
(二)认为规定不合法的,根据情况,予以撤销或者废止。
对申请人提出的审查申请不属于本条第一款规定的,复议机关应当在七日内转送有权处理的行政机关依法在六十日内作出处理。
第十四条(申请人、第三人查阅资料)
申请人、第三人可以查阅被申请人提出的书面答复、作出具体行政行为的证据、依据和其他有关材料,除《行政复议法》第二十三第二款以及本规则第十条第三款的规定外,行政复议机关不得拒绝。
申请人、第三人查阅资料时,应当在《行政复议相关材料查阅登记表》中填写查阅的材料名称、查阅时间,并签名。
第十五条(复议申请的撤回)
行政复议决定作出前,申请人要求撤回行政复议申请的,可以采取书面或口头方式说明理由;口头说明的,复议承办人应当作记录,并由申请人签字确认。
复议机关应当填写《行政复议申请撤回备案表》,并向申请人发出《终止行政复议通知书》,终止复议。
第十六条(审理期限规定)
复议机关审理行政复议,应当遵守《行政复议法》规定的期限。
复议承办人应在行政复议期满二十五日前完成审理,写出行政复议审结报告,并草拟行政复议决定。依照第十二条规定有关业务部门会签的,会签部门应在五日内提出会签意见后,退回法制机构;法制机构负责人应在五个工作日内作出审核意见,报复议机关分管局长。重大复议案应同时报复议机关主要负责人;复议机关负责人应在五个工作日内作出审批决定。
第十七条(复议期限的延长)
复议机关应当自受理申请之日起六十日内作出行政复议决定;但法律规定的行政复议期限少于六十日的除外。情况复杂,不能在规定期限内作出行政复议决定的,复议承办人应于复议期满十日前提出书面请示,经复议机关分管局长批准,可以适当延长,并告知申请人和被申请人。但是延长期限最多不超过三十日。
第十八条(行政复议决定)
复议机关依照《行政复议法》第二十八条的规定作出行政复议决定。
行政复议决定有下列情形之一的,属于《行政复议法》第二十八条中的“变更”:
(一)改变原具体行政行为所认定的主要事实的;
(二)改变原具体行政行为所适用的依据的;
(三)改变原具体行政行为的处理结果的。
具体行政行为有下列情形之一的,复议机关可以决定确认具体行政行为违法:
(一)被申请人违法实施的事实行为;
(二)被申请人不依法履行法定职责,责令受理没有实际意义的;
(三)被申请人的具体行政行为违法或者不当,但是予以撤销会对公共利益造成重大损害的。
具体行政行为有下列情形之一的,属于具体行政行为适用依据错误:
(一)适用已经废止的规范性文件的;
(二)适用规范性文件或条款错误的;
(三)未写明适用的规范性文件的名称或具体条款的;
(四)其他适用依据错误的情形。
第十九条(行政复议决定书)
复议机关作出行政复议决定,应当制作行政复议决定书并加盖印章,按民事诉讼法有关送达的规定送达。
行政复议决定书包括以下内容:
(一)申请人、被申请人和第三人的基本情况;
(二)申请行政复议的请求和理由;
(三)被申请人陈述的事实和理由;
(四)复议机关认定的事实;
(五)行政复议结论和适用的依据及理由;
(六)不服行政复议决定向人民法院提起行政诉讼的期限;
(七)复议机关名称和作出行政复议决定的日期。
第二十条(行政复议决定履行)
被申请人应当履行行政复议决定。
被申请人不履行或者无正当理由拖延履行行政复议决定的,复议机关应当向被申请人发出《责令履行行政复议决定通知书》,责令其限期履行。
第二十一条(复议中止)
在复议过程中,除《行政复议法》第二十六条、第二十七条的规定以外,有下列情形之一的,复议机关也应当中止行政复议:
(一)已提出复议申请的公民死亡,其继承人尚未明确的;
(二)已提出复议申请的公民丧失行为能力,尚未确定法定代理人的;
(三)法人或者其他组织终止,承受其权利与义务的法人或者其他组织尚未明确的。
第二十二条(复议终止)
在复议过程中,除《行政复议法》第二十五条的规定外,有下列情形之一的,复议机关也应当终止行政复议:
(一)行政复议机关受理后,发现不属于受理范围的;
(二)行政复议机关受理后,发现法院已先于其受理对不服该具体行政行为的行政诉讼的;
(三)已提出复议申请的公民死亡,又无近亲属继承其权利与义务的;
(四)法人或者其他组织破产或宣告消亡的。
第二十三条(解释权)
本规则由上海市工商行政管理局负责解释。




支出是否“必须”不是子女教育费支持与否的前提

□盐城 沈海龙

2007年11月,父母离异的张某向某区人民法院法院起诉,要求不随其生活的母亲瞿某承担为择校所缴纳的培养费中的一部分。法院经审理后在《民事判决书》认定:“培养费不属于必须支出的教育费用,……不符合法律规定,本院不予支持。”董某的法定代理人不服,其理由是:教育费应否支持,不应苛求“必须”而应坚持更为宽泛的“必要”与“合理”的标准。

一、法律规定负担教育费的最高标准是“必要”而非“必须”。 一方面,“培养费不属于必须支出的教育费用”的认定表明:培养费不属必须支出,但属于教育费用。据此适用《婚姻法》第三十七条第一款规定:“离婚后,一方抚养的子女,另一方应负担必要的生活费和教育费的一部或全部,……”显然,法律对应负担的教育费是以“是否必要”为必要,必要与否,则是基于有关当事人依据日常事理、一般情理做出的判断。与行为实施人没有以自由意志选择的“必须”所指向的对象不同。另一方面,举个例子,法院判决一方每月给付子女生活费200元,是基于社会生活水平及给付方的经济能力等因素,而不存在该200元是该子女每月都肯定会消费掉的额度。如果该子女平均每月支出160元,那么,从法院判定的200元的必要标准,与实际支出的160元的必须标准的比较,我们也就明白:“必要”比“必须”所限定的范围要宽泛。

二、受抚养人依法得以“合理要求”提出超出必要的教育费标准及其所指向的项目的权利请求。

《婚姻法》第三十七条第二款规定:“关于子女生活费和教育费的协议或判决,不妨碍子女在必要时向父母任何一方提出超过协议或判决原定数额的合理要求。”首先,在判决情形下,法院确定的必要的教育费标准,并不妨碍超出原定数额的合理请求的提出;为合理请求,法院依法应予支持。法院所支持的合理请求的部分,显然也被界定为必要的教育费用,只不过在最初判决的情境下,法院没有将有关合理请求纳入到是否“必要”的考察范围而已。其次,超出原定数额的合理要求,当然包括合理要求的数额所针对的教育费项目的展拓及合理性论证。即“必要的教育费”包容了必要的教育费用与必要的教育费项目两者的统一,提出超过判决原定数额的合理要求,当然包含了超过原定数额所指向的项目的合理要求。即教育费是否必要,是以支出事由是否合理作为判断依据的,其次才予考察支出数额是否合理。